Znacie to? Siedzicie sobie spokojnie, jest kwadras do końca pracy, albo jesteście dopiero kwadrans w pracy, aż tu nagle pada – „Szef chce nas widzieć za piętnaście minut u siebie!”. A może jesteś tym szefem, którego rano coś wkurzyło w domu lub w drodze do pracy i teraz to ty im pokażesz kto rządzi w firmie!

Każdy może stać się takim szefem, każdy pewnie kiedyś miał takiego szefa. Spotkania projektowe lub jakieś follow-upy są ważne, ale łatwo je zabić. Dlatego dzisiaj

krótki wpis o spotkaniach, zarządzaniu i grupach rozproszonych.

Zorganizuj spotkania, w których zespół będzie chciał uczestniczyć, a nie dlatego, że musi. Dla kogo jest ten wpis? Dla każdego, niezależnie czy jesteś dyrektorem, rektorem, profesorem, prezesem, kierownikiem etc. Informacje przydadzą się nawet jeśli organizujesz imprezę niespodziankę dla żony.

1. Czy to konieczne?
Jeśli obecnie nie pracujecie jako zespół nad jakimś projektem to czy jest potrzeba zwoływania spotkania? Zebrania, w których uczestniczy cały zespół mają sens tylko jeśli jako całość pracujecie nad jakimś projektem i jest on znaczący. Dobrym przykładem niech będzie jubileusz firmy – gdy pracy jest sporo i jest rozproszona między kilka osób/pokoi/działów nie możesz przyjąć a priori, że ludzie się komunikują „bo tak”. Zapewne tak jest, ale…

2. Kwadrans to nie jest dość czasu.
Lubisz chodzić do urzędu? Dlaczego nie? Bo siedzisz, nic nie robisz, czekasz, nie wiesz co cię spotka za drzwiami, w jakim jest humorze urzędnik itd. Cóż, spotkanie za piętnaście minut, albo nawet za godzinę to dla pracowników taka zaskakująca wizyta w urzędzie. Przygotowanie na spotkanie to nie tylko ogarnięcie realizacji zadań.
Informuj pracowników, że chcesz się z nimi spotkać około 7 dni wcześniej. Jasno podaj cel spotkania (i nie „omówienie działań bieżących” nie jest najlepszym tematem spotkania jaki możesz wymyślić) i plan, kilka punktów ze wskazaniem kto będzie mówił i na jaki temat. Musisz narzucić rygor czasowy np. każda osoba ma piętnaście minut na swoje zagadnienie, ewentualnie ile czasu zespół ma na podjęcie decyzji. No i na koniec musisz wiedzieć jakie decyzje muszą zapaść (i nie, nie chodzi o wybranie tego czego ty osobiście chcesz) np. wybór kwiatów na stoły.
W efekcie każdy wie, że spotkanie potrwa godzinę (wstęp – 5 minut, wprowadzenie w temat – 10 minut, prezentacja problemu 1 – 10 minut, prezentacja problemu 2 – 10 minut, opinie indywidualne – po 5 minut, głosowanie/decyzja – 5 minut).
Po co tyle zachodu? Żeby każdy przemyślał co chce powiedzieć, wyfiltrował kwestie istotne, zebrał pomysły. No i żeby w międzyczasie zadali pytania jeśli czegoś nie rozumieją.
Jest jeszcze coś – jeśli masz w zespole osoby zapalne, albo jakiś konflikt – zgaś go na kilka dni przed zebraniem poprzez indywidualne rozmowy.

3. Czas, czas, czas.
Jesteś organizatorem spotkanie, więc możesz się spóźnić, przełożyć i skończyć kiedy chcesz? NIE. Zebrania zaczynasz o czasie i o czasie kończysz, tak – musisz. Ktoś się spóźnia 5 minut? Nie szkodzi, zaczynasz punktualnie. Pracownicy muszą szanować swój czas równie bardzo co innych. Niech spóźnialscy mają dyskomfort przerywania spotkania, tego że „włażą” w trakcie. Jeśli tego nie czują, możesz ich delikatnie zdyscyplinować np. prosząc o ciszę, ponieważ zebranie już się zaczęło.

4. Podsumowanie.
Spotkanie musi się jakoś zakończyć. Może to być podsumowanie mailowe, które przygotujesz sam w postaci checklisty, albo podsumowanie w narzędziu do wspólnej pracy (ot choćby Trello lub Asana).
Choć najlepsze zawsze będą notatki na żywo – mózg filtruje wiadomości szybko i po spotkaniu połowy rzeczy zapomnisz.

PS. Pamiętasz jak czekałeś na koniec kolacji wigilijnej, bo potem były prezenty? Cóż piątek jest tą kolacją dla pracowników, a weekend tymi prezentami. Nie organizuj spotkań w piątek koło południa. Spotkanie z samego rana to też nie najlepszy pomysł jeśli zależy ci na efektywności zespołu. Mózg człowieka osiąga peak efektywności koło 9 i koło 11 jest po imprezie, serio – tak krótko jesteśmy najwydajniejsi i najlepsi w pracy. Staraj się organizować spotkania koło 11, masz pewność, że po 12 wszystkich zacznie ssać w żołądku i będziecie chcieli pójść na obiad.